Btw-factuur: welke eisen zijn er?

Eisen factuur btw-aangifte

Een juiste btw-factuur voorkomt problemen met de Belastingdienst en zorgt voor een kloppende btw-aangifte. Maar aan welke regels moet een factuur voldoen?

Op deze pagina lees je welke gegevens verplicht zijn en waarom deze regels bestaan. We leggen uit wat er gebeurt bij een foutieve factuur en hoe je veelgemaakte fouten voorkomt. Daarnaast ontdek je hoe slimme software helpt bij het controleren en verwerken van btw-facturen, zodat je administratie soepel en foutloos blijft.

Inhoudsopgave

• Eisen factuur btw-aangifte
• Waarom moet een btw-factuur aan bepaalde eisen voldoen?
• Wettelijke eisen aan een btw-factuur
• Andere eisen voor een factuur (Aanvullende factuureisen)
• Wat gebeurt er bij een onjuiste factuur?
• Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt
• Al je facturen in je aangifte met btw-aangifte software
• Reviews
• Veelgestelde vragen

Waarom moet een btw-factuur aan bepaalde eisen voldoen?

Als je btw in rekening brengt, moet je facturen sturen die aan wettelijke eisen voldoen. Deze regels zorgen voor een duidelijke en controleerbare administratie.

Een btw-factuur dient als bewijs voor je eigen btw-aangifte en die van je klanten. De Belastingdienst gebruikt deze facturen om te controleren of de aangegeven en afgetrokken btw klopt. Ontbreken er gegevens of maak je een fout? Dan riskeer je correcties, naheffingen of boetes. Zorg daarom dat je facturen compleet en foutloos zijn.

Wettelijke eisen aan een btw-factuur

Een btw-factuur moet aan bepaalde eisen voldoen om geldig te zijn voor de btw-aangifte. De Belastingdienst stelt deze regels om facturen duidelijk en controleerbaar te houden. Zorg ervoor dat je factuur minimaal de volgende gegevens bevat:

• Je volledige naam en die van de afnemer: Dit is de juridische naam of handelsnaam.
• Je volledige adres en dat van de afnemer: Dit is het fysieke adres waar de onderneming gevestigd is. Alleen een postbusnummer is niet voldoende.
• Je btw-identificatienummer: Dit is het nummer met 'NL' ervoor.
• Je KVK-nummer: Deze ontvang je bij inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
• De datum waarop de factuur is uitgereikt: Hierbij gaat het dus niet om de datum van de prestatie maar om de factuurdatum.
• Een opeenvolgend factuurnummer: Gebruik opeenvolgende nummers voor je facturen. Elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen.
• De goederen of diensten die je hebt geleverd: Goederen en producten: wat heb je geleverd en hoeveel? Diensten: welke diensten heb je geleverd en wat was de omvang daarvan?
• De datum van de prestatie: De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
• Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw: Lever je goederen of diensten met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Vermeld ook de eenheidsprijs, indien van toepassing.
• Het btw-tarief dat van toepassing is
• Het btw-bedrag

Andere eisen voor een factuur (Aanvullende factuureisen)

In sommige gevallen gelden extra factuureisen, zoals bij internationale klanten. Dan moet je extra gegevens toevoegen.

Bij kleine bedragen tot €100 (inclusief btw) of bij een correctie van een eerdere factuur mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Hierop hoeven minder gegevens te staan. De belangrijkste eisen zijn:

• De factuurdatum
• Je naam en adresgegevens
• Welke goederen of diensten je hebt geleverd
• Het btw bedrag
• De verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (bij wijziging van een factuur)

Wat gebeurt er bij een onjuiste factuur?

Een fout op je btw-factuur kan vervelende gevolgen hebben. De Belastingdienst kan de factuur ongeldig verklaren, waardoor je geen btw mag aftrekken of je aangifte moet aanpassen. In ernstige gevallen kun je een naheffing of boete krijgen.

Ontdek je een fout? Herstel deze dan direct met een creditnota. Vermeld de oorspronkelijke factuurgegevens en de correctie, zodat je administratie duidelijk en kloppend blijft. Door snel te handelen voorkom je problemen bij de btw-aangifte en houd je je boekhouding op orde.

Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

Fouten op een btw-factuur komen vaak voor. Voorkom problemen door op het volgende te letten:

• Onvolledige of incorrecte gegevens: Controleer of alle verplichte gegevens kloppen, zoals btw- en factuurnummers.
• Verkeerd btw-tarief hanteren: Gebruik het juiste btw-tarief voor je product of dienst. Controleer of het tarief 0%, 9% of 21% moet zijn en vermeld dit duidelijk op de factuur.
• Onjuiste factuurdatum: De factuurdatum bepaalt in welke tijdvak de btw-aangifte moet plaatsvinden. Zorg ervoor dat deze correct is.

Reviews

Zo'n 6.000 ondernemers maken al gebruik van Fiscaal‑online.nl, bijvoorbeeld van de btw-aangifte software. Bekijk alle reviews en ontdek waarom gebruikers ons beoordelen met een 8,2:

• Specialist in fiscale software voor financieel dienstverleners;
• Deskundig & snel Support Center;
• Erkend door de Belastingdienst;
• Zowel losse modules als totaaloplossingen;
• Geen eHerkenning en DigiD nodig.

Veelgestelde vragen