Voorlopige jaarrekening deponeren
Voorlopige jaarrekening deponeren
Wil je als accountant, boekhouder of fiscalist de jaarrekening van een klant deponeren, maar is de jaarrekening nog niet formeel vastgesteld? Dan kun je kiezen voor een voorlopige deponering. Op deze pagina ontdek je wat een voorlopige jaarrekening precies is, wanneer je deze inzet, welke regels gelden en hoe je in een paar stappen een correcte voorlopige deponering doet. Ook laten we zien hoe je onze software kunt gebruiken om dit proces eenvoudig en goed te regelen, voor jezelf en je klant.
Als fiscaal specialist is het belangrijk dat je zorgt dat de klant de jaarcijfers tijdig kan publiceren. Een voorlopige jaarrekening biedt dan uitkomst. Het helpt je om aan de wettelijke termijnen te voldoen en voorkomt dat je klant in de knel komt door vertraagde goedkeuring van de cijfers. We lichten de regels kort toe, geven praktijkvoorbeelden en sluiten af met een praktisch stappenplan. Daarmee ben je goed voorbereid om de voorlopige jaarrekening correct te deponeren.
Wat is een voorlopige jaarrekening?
Een voorlopige jaarrekening is een conceptversie van de jaarrekening die nog niet officieel is vastgesteld door de algemene vergadering van aandeelhouders. Het gaat om voorlopige cijfers die wél al gedeponeerd worden bij de Kamer van Koophandel (KVK), meestal om te voldoen aan wettelijke termijnen. De definitieve jaarrekening volgt later, zodra deze formeel is goedgekeurd.
Je gebruikt een voorlopige jaarrekening wanneer je klant op tijd moet publiceren, maar de jaarrekening nog niet definitief is. Bijvoorbeeld omdat de goedkeuring door de aandeelhouders nog op zich laat wachten, of omdat er nog kleine afrondingen plaatsvinden in de cijfers.
In de praktijk zie je dit vaak bij bv's met een korte doorlooptijd tussen boekjaar en publicatiedatum, of wanneer bestuurders zekerheid willen dat ze aan de publicatieplicht voldoen, bijvoorbeeld om bestuurdersaansprakelijkheid te beperken. Een voorlopige deponering is dan een verstandige stap, mits je duidelijk vermeldt dat het om voorlopige publicatiestukken gaat.
Regels rondom voorlopige deponering
Het voorlopig deponeren van een jaarrekening is toegestaan, maar daar horen wel duidelijke spelregels bij. De wet staat namelijk eisen aan hoe je dit vermeldt en verwerkt. Hieronder lees je de belangrijkste punten:
- Wat zegt de wet? Volgens artikel 395, leden 1 en 2 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, zijn ondernemingen verplicht om binnen een vastgestelde termijn de jaarrekening te publiceren. Als de jaarrekening nog niet definitief is vastgesteld, mag een voorlopige versie worden gedeponeerd.
- Wat zijn voorlopige publicatiestukken? Dit zijn de jaarcijfers in conceptvorm, dus nog niet goedgekeurd door de algemene vergadering. In de publicatiestukken moet je duidelijk vermelden dat het om een voorlopige jaarrekening gaat.
- Waarom is dit belangrijk? Een correcte vermelding voorkomt verwarring bij externe partijen zoals banken, leveranciers of de Belastingdienst. Het laat zien dat je zorgvuldig werkt en dat de cijfers nog onder voorbehoud zijn.
- Wat als de vermelding ontbreekt of niet duidelijk is? Dan kan dat leiden tot onduidelijkheid over de status van de cijfers. Dit wil je voorkomen, zeker als de jaarrekening later nog wordt aangepast. Door netjes aan te geven dat het om een voorlopige versie gaat, houd je alles transparant en volgens de regels.
Wanneer kies je voor voorlopige deponering?
In de praktijk zijn er meerdere situaties waarin voorlopige deponering verstandig is. Als accountant of boekhouder maak je die afweging vaak op basis van ervaring en planning. De belangrijkste overwegingen op een rij:
- Goedkeuring laat op zich wachten: De jaarrekening is inhoudelijk klaar, maar de algemene vergadering van aandeelhouders heeft nog niet plaatsgevonden of de goedkeuring laat op zich wachten. Om toch aan de wettelijke termijn te voldoen, kun je alvast een voorlopige versie deponeren.
- Deadline voor publicatie nadert: Voor bv's geldt dat de jaarrekening binnen 12 maanden na het boekjaar moet zijn vastgesteld, en binnen 8 dagen daarna gepubliceerd. Nadert de deadline voor je klant? Dan is voorlopig deponeren een veilige keuze.
- Voorkomen van risico's: Door alvast voorlopige cijfers te publiceren, toon je aan dat er actie is ondernomen binnen de wettelijke termijn. Dat is belangrijk voor de externe verantwoordingsplicht van bestuurders.
- Efficiënte planning: In drukke periodes, zoals vlak voor de publicatiedeadline in juli, kiezen veel kantoren ervoor om alvast voorlopige cijfers in te dienen. Zodra de jaarrekening definitief is, volgt de juiste versie.
Stappenplan: zo deponeer je een voorlopige jaarrekening
Wil je een voorlopige jaarrekening deponeren? Volg dit eenvoudige stappenplan en zorg dat je voldoet aan alle wettelijke vereisten.
- Verzamel de voorlopige cijfers: Zorg dat je alle benodigde financiële gegevens bij de hand hebt, ook al zijn ze nog niet definitief vastgesteld.
- Controleer de conceptjaarrekening: Gebruik de voorlopige cijfers om de conceptjaarrekening te controleren, zoals je dat ook zou doen bij de definitieve versie.
- Vermeld duidelijk dat het om voorlopige cijfers gaat: In de toelichting van de jaarrekening geef je aan dat de stukken nog niet zijn vastgesteld. Gebruik bijvoorbeeld de vermelding 'voorlopige publicatiestukken'.
- Dien in via SBR (Standard Business Reporting) met Fiscaal‑online.nl of het portaal van de KVK: Maak gebruik van software zoals Fiscaal‑online.nl om je deponering eenvoudig, veilig en snel te regelen. Ook via de KVK is deponeren mogelijk.
- Stel een herinnering in voor de definitieve deponering: Zodra de jaarrekening definitief is vastgesteld, moet je deze alsnog deponeren. Een reminder helpt je om dit niet te vergeten.
Met deze 5 stappen zorg je voor een correcte voorlopige publicatie die aan alle eisen voldoet.
Tip: gebruik software voor voorlopige en definitieve deponeringen
Voorlopig deponeren hoeft geen extra werk te zijn. Met de jaarrekening software van Fiscaal‑online.nl stel je eenvoudig conceptjaarrekeningen op, dien je ze veilig in via SBR en houd je grip op deadlines. De software ondersteunt zowel voorlopige als definitieve deponering en helpt je bij een correcte vermelding richting de KVK. In de software kun je namelijk aangeven of de jaarrekening vastgesteld is of nog niet.
Of je nu een voorlopige versie of de definitieve versie deponeert, met de software van Fiscaal‑online.nl werk je altijd professioneel, overzichtelijk en zorgeloos.
Reviews
Ruim 6000 anderen maken al gebruik van Fiscaal‑online.nl, bijvoorbeeld van de deponeren software. Bekijk alle reviews en ontdek waarom gebruikers ons aanbevelen op Trustpilot.
- Specialist in fiscale software voor financieel dienstverleners;
- Deskundig & snel Support Center;
- Erkend door de Belastingdienst;
- Zowel losse modules als totaaloplossingen;
- Geen eHerkenning en DigiD nodig.
Veelgestelde vragen
Ja, je kunt een voorlopige deponering vervangen door de definitieve jaarrekening zodra die is vastgesteld.
Dan kan er verwarring ontstaan over de status van de cijfers. Vermeld daarom altijd duidelijk dat het om een voorlopige versie gaat.
Ja, net als een definitieve jaarrekening is ook een voorlopige versie openbaar via de KVK.
Ja. Als er geen voorbehoud is gemaakt, kan dit onduidelijkheid opleveren. Duidelijke vermelding helpt om aansprakelijkheidsrisico's te beperken.
Ja, met Fiscaal‑online.nl deponeer je eenvoudig voorlopige én definitieve jaarrekeningen via SBR voor je klanten rechtstreeks naar de KVK.