Vrijstelling deponeren jaarrekening
Vrijstelling deponeren jaarrekening
Als accountant of fiscale specialist wil je snel en duidelijk weten of je klant in aanmerking komt voor vrijstelling van de deponeringsplicht. Op deze pagina lees je wat deponeren van een jaarrekening inhoudt, welke ondernemingen kunnen worden vrijgesteld, welke soorten vrijstellingen er zijn en welke voorwaarden daarbij horen. We bespreken de voordelen, wanneer vrijstelling níet mogelijk is en hoe je het via onze software regelt.
Het deponeren van de jaarrekening is in veel gevallen verplicht voor rechtsvormen zoals bv's. Dit is wettelijk vastgelegd en wordt gecontroleerd door onder meer de Kamer van Koophandel (KVK). Toch zijn er uitzonderingen. In bepaalde situaties kun je voor je klant een vrijstelling aanvragen, wat zorgt voor minder administratieve lasten en meer focus op het ondernemen.
Wat is deponeren van de jaarrekening?
Deponeren van de jaarrekening betekent dat je de financiële gegevens van een rechtsvorm openbaar maakt via de KVK. Deze verplichting geldt voor de meeste bv's en andere rechtsvormen, en is vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek. De exacte eisen verschillen per grootte van de onderneming.
Welke ondernemingen komen in aanmerking voor vrijstelling?
Vrijstelling van de deponeringsplicht geldt in veel gevallen alleen voor kleine ondernemingen. Dit zijn bijvoorbeeld bv's die aan bepaalde financiële en personele criteria voldoen. De wet stelt hiervoor 3 voorwaarden, waarvan een onderneming er minimaal 2 moet halen in 2 achtereenvolgende boekjaren om als ‘klein’ te worden aangemerkt:
- Balanstotaal: maximaal € 7,5 miljoen;
- Netto-omzet: maximaal € 15 miljoen per boekjaar;
- Gemiddeld aantal werknemers: maximaal 50 gedurende het boekjaar.
Let op: Deze grenswaarden veranderen jaarlijks. Controleer dus altijd of je klant op basis van de meest recente cijfers nog steeds binnen de ‘kleine’ categorie valt. Alleen dan kun je gebruikmaken van de vrijstellingsmogelijkheden die in de volgende sectie aan bod komen.
Welke soorten vrijstellingen zijn er?
Als een onderneming voldoet aan de voorwaarden voor ‘klein’, zijn er verschillende soorten vrijstellingen mogelijk. Deze vrijstellingen kunnen het publicatieproces van de jaarrekening flink vereenvoudigen:
- Vrijstelling van de volledige jaarrekening: Kleine ondernemingen mogen volstaan met een beperkte balans en een beknopte toelichting. De winst- en verliesrekening hoeft niet openbaar gemaakt te worden.
- Vrijstelling voor de geconsolideerde jaarrekening: Moedermaatschappijen hoeven onder voorwaarden geen geconsolideerde jaarrekening op te stellen als de groep als geheel klein blijft.
- Vrijstelling op basis van groepsrelaties (403-verklaring): Dochtermaatschappijen kunnen vrijstelling krijgen als de moedermaatschappij zich hoofdelijk aansprakelijk stelt voor de verplichtingen. Dit moet worden vastgelegd in een zogeheten 403-verklaring.
- Vrijstelling bij liquidatie: Is een onderneming in liquidatie en vindt er geen economische activiteit meer plaats? Dan is in sommige gevallen vrijstelling van deponeren mogelijk.
Daarnaast zijn er enkele bijzondere situaties waarbij specifieke vrijstellingen gelden. Denk aan stichtingen of verenigingen met beperkte commerciële activiteiten (geen winstoogmerk). Twijfel je of een vrijstelling van toepassing is? Check dan altijd de actuele richtlijnen via de KVK of Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).
Voorwaarden voor ontheffing
Om een ontheffing voor de jaarrekening te krijgen moet je klant aan meer voldoen dan alleen de financiële criteria. Er zijn ook administratieve voorwaarden. Dit zijn de belangrijkste punten:
- Controleer de criteria voor kleine ondernemingen: Alleen als je klant aan minimaal 2 van de 3 grenswaarden voldoet, kan een vrijstelling van toepassing zijn.
- Zorg voor de juiste verklaringen: In het geval van een 403-verklaring moet deze schriftelijk worden opgesteld, ondertekend en gedeponeerd bij de KVK. Ook bij vrijstelling van de geconsolideerde jaarrekening is een formele verklaring nodig.
- Dien op tijd in: De vrijstelling moet tijdig gemeld worden bij de KVK, samen met eventuele bijlagen of verklaringen. Houd hierbij rekening met de gebruikelijke termijn voor deponering van de jaarrekening (binnen 8 dagen na vaststelling, en uiterlijk 12 maanden na afloop van het boekjaar).
- Documenteer de onderbouwing: Zorg ervoor dat alle onderliggende stukken, zoals bestuursbesluiten of groepsstructuren, goed zijn vastgelegd. Dit voorkomt misverstanden bij controle achteraf.
Door deze stappen zorgvuldig te volgen, zorg je ervoor dat je klant voldoet aan de wettelijke eisen én profiteert van de vrijstellingsmogelijkheden.
Wat zijn de voordelen van een vrijstelling?
Een vrijstelling van de deponeringsplicht levert je klant meer op dan alleen tijdwinst. De belangrijkste voordelen op een rij:
- Minder administratieve lasten: Je hoeft minder gegevens te controleren en aan te leveren. Dat scheelt tijd en werkdruk, zeker bij klanten met meerdere entiteiten.
- Bescherming van privacy: Doordat niet alle financiële cijfers openbaar worden, blijft gevoelige bedrijfsinformatie beter beschermd. Dit kan vooral belangrijk zijn in competitieve sectoren.
- Lagere kosten: Een beperkte jaarrekening vraagt minder tijd van jou als adviseur, en er zijn minder opmaak- of publicatiekosten. Dat maakt de dienstverlening efficiënter en voordeliger.
Wanneer kun je géén vrijstelling krijgen?
Sommige ondernemingen komen niet in aanmerking voor vrijstelling. In de volgende gevallen moet je altijd een jaarrekening deponeren:
- Grote bedrijven: Voldoet een onderneming aan minstens 2 van de volgende grenswaarden: een balanstotaal van meer dan € 25 miljoen, een netto-omzet boven de € 50 miljoen en/of meer dan 250 werknemers gemiddeld per jaar? Dan wordt zij als ‘groot’ aangemerkt en is vrijstelling uitgesloten.
- Specifieke instellingen of sectoren: Voor sommige instellingen, zoals verzekeraars of beursgenoteerde vennootschappen, gelden aanvullende of strengere publicatie-eisen. Ook bepaalde stichtingen of verenigingen kunnen buiten de vrijstellingsregeling vallen, afhankelijk van hun activiteiten.
- Verplichte publicaties bij bijzondere situaties: In bepaalde gevallen, zoals bij herstructurering, fusie of faillissement, is volledige transparantie verplicht. Ook als een onderneming normaal gesproken recht zou hebben op vrijstelling.
Twijfel je of jouw klant onder een uitzondering valt? Neem contact op met onze specialisten of raadpleeg informatie van de RVO of KVK.
Vrijstelling aanvragen: hoe regel je dit via Fiscaal‑online.nl?
Kort samengevat: Alleen kleine ondernemingen komen in aanmerking voor vrijstelling van (delen van) de jaarrekening. Afhankelijk van de situatie zijn er verschillende vrijstellingsmogelijkheden, elk met hun eigen voorwaarden en documentatie-eisen. Een juiste en tijdige verwerking is dus cruciaal.
Met Fiscaal‑online.nl kun je efficiënt en eenvoudig de jaarrekening deponeren bij de KVK voor micro- en kleine ondernemingen. Als je klant in aanmerking komt voor vrijstelling kun je de juiste versie van de jaarrekening uploaden, zoals een verkorte balans zonder winst- en verliesrekening. Onze jaarrekening software helpt je bij het technische deel van deponeren, zodat jij je kunt richten op de inhoud.
Let op: Het aanvragen of vastleggen van de vrijstelling zelf doe je niet via onze software. Dit regel je rechtstreeks via de overheid, bijvoorbeeld met een 403-verklaring of via de RVO.
Reviews
Ruim 6000 anderen maken al gebruik van Fiscaal‑online.nl, bijvoorbeeld van de deponeren software. Bekijk alle reviews en ontdek waarom gebruikers ons aanbevelen op Trustpilot.
- Specialist in fiscale software voor financieel dienstverleners;
- Deskundig & snel Support Center;
- Erkend door de Belastingdienst;
- Zowel losse modules als totaaloplossingen;
- Geen eHerkenning en DigiD nodig.
Veelgestelde vragen
De vrijstelling geldt niet automatisch. Je moet zelf beoordelen of je klant voldoet aan de voorwaarden en dit correct verwerken in de jaarrekening en deponering.
Ja, dat kan. Ook als je gebruik hebt gemaakt van een vrijstelling, mag je alsnog vrijwillig een (uitgebreidere) jaarrekening deponeren.
Alleen als je klant in dat jaar al voldeed aan de voorwaarden. De vrijstelling werkt niet met terugwerkende kracht als dat niet aantoonbaar is.
Ja. De criteria worden per boekjaar getoetst. Je klant kan het ene jaar wel en het andere jaar niet in aanmerking komen.
Ja. Als je ten onrechte een vrijstelling toepast, kan dat leiden tot sancties of aansprakelijkheid. Zorg dus voor een goede onderbouwing.
Ja, via een 403-verklaring. De holding stelt zich dan hoofdelijk aansprakelijk voor de verplichtingen van de dochter. Deze verklaring moet worden gedeponeerd.