Wat is deponeren?
Wat betekent het eigenlijk als je een jaarrekening moet deponeren voor je klant? En wie moet dat precies doen? Op deze pagina lees je het allemaal. Je ontdekt wat deponeren inhoudt, wanneer het verplicht is, wat je precies moet indienen en hoe dat werkt voor verschillende soorten ondernemingen. We nemen je stap voor stap mee in het proces, inclusief de eisen, kosten en mogelijkheden om het deponeren zelf te regelen met onze software.
Of je nu werkt voor een besloten vennootschap (bv), stichting of woningcorporatie, je vindt hier alle informatie die je nodig hebt om goed en snel te kunnen deponeren.
Inhoudsopgave
- Wat is deponeren?
- Betekenis van deponeren
- Wanneer en waarom moet je deponeren?
- Wat moet je precies deponeren?
- Hoe werkt het deponeren van een jaarrekening?
- Kosten en eisen
- Inzage en controle
- Zelf deponeren met Fiscaal-online.nl
- Reviews
- Veelgestelde vragen
Betekenis van deponeren
Deponeren is het officieel indienen van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel (KVK). Dit is verplicht voor bv's en andere rechtspersonen. Na deponering wordt de jaarrekening openbaar en kan iedereen deze opvragen en inzien.
Het doel van deponeren? Zorgen voor financiële transparantie. Banken, leveranciers of andere partijen kunnen zo zien hoe een onderneming er financieel voor staat.
Deponeren lijkt op indienen, maar is specifieker: je dient niet zomaar iets in, je maakt het officieel en openbaar via het handelsregister.
Wanneer en waarom moet je deponeren?
Heb je een klant die verantwoordelijk is voor een bv of andere rechtspersoon? Dan is deze wettelijk verplicht om jaarlijks de jaarrekening te deponeren bij de KVK.
Je moet deponeren in de volgende situaties:
- Binnen 8 dagen na vaststelling van de jaarrekening door aandeelhouders of het bestuur.
- Binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar.
- Bij een verlengd boekjaar of bij liquidatie gelden aangepaste termijnen, maar de plicht blijft bestaan.
- Bij bijzondere situaties, zoals een jaarrekening zonder goedgekeurde accountantsverklaring.
Let op het verschil tussen deze 2 vormen:
- Concept jaarrekening: Voorlopig document, bedoeld voor interne inzage of aandeelhouders, niet geschikt voor deponering.
- Definitieve jaarrekening: Officieel vastgesteld, alleen deze mag worden gedeponeerd bij de KVK.
Verschillen tussen kleine en grote ondernemingen
Welke gegevens je moet deponeren, hangt af van de grootte van de onderneming. De wet maakt hierbij onderscheid tussen micro, klein, middelgroot en groot. Hieronder zie je de criteria en verplichtingen op een rij:
| Categorie | Criteria | Wat moet je deponeren? |
|---|---|---|
| Micro |
|
Alleen de balans |
| Klein |
|
Balans met toelichting |
| Middelgroot |
|
Balans, toelichting en winst- en verliesrekening |
| Groot |
|
Volledige jaarrekening inclusief accountantsverklaring |
Kleine ondernemingen hebben dus minder verplichtingen en hoeven minder informatie openbaar te maken. Met de software van Fiscaal-online.nl kun je voor micro- en kleine ondernemingen eenvoudig de jaarrekening deponeren. Of je nu klanten hebt die een micro-bv zijn of klein, je hebt alles in 1 systeem.
Wat moet je precies deponeren?
Wat je moet deponeren, hangt af van de grootte van de onderneming, maar er zijn vaste onderdelen die vrijwel altijd terugkomen in de jaarrekening. Daarnaast gelden er voor bepaalde organisaties extra verplichtingen.
Een jaarrekening bestaat meestal uit:
- De balans (activa en passiva);
- De winst- en verliesrekening;
- Een toelichting op beide onderdelen.
Daarnaast kan een instemmingsverklaring nodig zijn:
- Deze verklaring bevestigt dat de aandeelhouders akkoord zijn met de jaarrekening.
- Deze verklaring is ook verplicht bij bv's als alle aandeelhouders ook bestuurder zijn.
- Als je deze verklaring niet toevoegt, dan moet je aantonen dat de jaarrekening alsnog rechtsgeldig is vastgesteld.
Let op speciale gevallen:
- ANBI's (Algemeen Nut Beogende Instellingen) moeten naast de jaarrekening extra gegevens publiceren, zoals een overzicht van bestedingen.
- Woningcorporaties hebben specifieke regels, waaronder aanvullende rapportages.
- Heb je geen goedgekeurde accountantsverklaring? Dan kun je in sommige gevallen tóch deponeren, zolang je voldoet aan de overige eisen. Bijvoorbeeld bij kleine ondernemingen of als je geen controleplicht hebt.
Hoe werkt het deponeren van een jaarrekening?
Deponeren van een jaarrekening doe je tegenwoordig volledig digitaal via Standard Business Reporting (SBR). Dit is een gestandaardiseerde manier van aanleveren die de KVK en Belastingdienst gebruiken om gegevens efficiënt te verwerken. Voor het deponeren via SBR heb je een PKIoverheid-certifciaat nodig, tenzij je gebruikmaakt van software zoals Fiscaal-online.nl die dit faciliteert.
Zo werkt het deponeren stap voor stap:
- Stel de jaarrekening op volgens de juiste richtlijnen voor het type onderneming.
- Laat de jaarrekening vaststellen door de bevoegde personen (bijvoorbeeld aandeelhouders of bestuur).
- Maak een SBR-bestand aan met je boekhoudsoftware of via gespecialiseerde fiscale software, zoals Fiscaal-online.nl.
- Dien het SBR-bestand digitaal in bij de KVK via Digipoort of direct vanuit onze software.
- Ontvang een bevestiging van de KVK zodra de deponering is verwerkt.
Je kunt deponeren voor je klanten op 2 manieren:
- Zelf deponeren: Handig als je met slimme software werkt die het hele proces automatiseert (zoals Fiscaal-online.nl).
- Uitbesteden aan een accountant of administratiekantoor: Vooral handig bij complexe jaarrekeningen of als je zelf geen ervaring hebt met SBR.
Kosten en eisen
Een jaarrekening deponeren kan relatief goedkoop en snel geregeld worden, tenminste: als je het goed aanpakt.
Wat kost het?
- Financieel: Gebruik je software zoals Fiscaal-online.nl, dan kun je voor meerdere klanten eenvoudig jaarrekeningen deponeren en bespaar je flink op de kosten. Bij Fiscaal-online.nl kost de licentie 'Deponeren' 99,95 per jaar.
- Tijd: Met de juiste software ben je in een paar minuten klaar. Zonder automatisering kost het meer tijd, vooral bij handmatig opgestelde stukken of complexe organisaties.
Waar moet een jaarrekening aan voldoen?
- De jaarrekening moet voldoen aan de richtlijnen van Titel 9 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
- Afhankelijk van de grootte van de onderneming moet je bepaalde onderdelen aanleveren (zie tabel eerder op deze pagina).
- Het bestand moet digitaal ingediend worden in SBR-formaat.
- De inhoud moet kloppen met de vastgestelde gegevens, dus geen conceptversie of los Excelbestand.
Inzage en controle
Zodra een jaarrekening is gedeponeerd bij de KVK, wordt deze openbaar. Dat betekent dat iedereen de jaarrekening kan opvragen of inzien, van zakenpartners en leveranciers tot concurrenten en journalisten.
Waarom dat openbaar is? Simpel: het zorgt voor transparantie en vertrouwen in het bedrijfsleven. Zo kunnen anderen beoordelen hoe een onderneming er financieel voor staat voordat ze bijvoorbeeld een samenwerking aangaan.
Een gedeponeerde jaarrekening kun je eenvoudig opvragen via het handelsregister van de KVK. Daar vind je het meest recente financiële overzicht van iedere deponeringsplichtige onderneming in Nederland.
Zelf deponeren met Fiscaal-online.nl
Deponeren van jaarrekeningen kan stukken eenvoudiger. Met de jaarrekening software van Fiscaal-online.nl verzorg je het hele proces digitaal, snel, overzichtelijk en afgestemd op jouw dagelijkse werk als accountant, boekhouder of belastingadviseur.
Voordelen van Fiscaal-online.nl:
- Eenvoudig digitaal deponeren via SBR, rechtstreeks bij de KVK.
- Koppeling met boekhoudsoftware mogelijk voor naadloze gegevensuitwisseling.
- Efficiënt meerdere klanten beheren binnen 1 omgeving.
- Direct inzicht in de status van elke deponering, inclusief bevestiging.
- Deponeren voor micro- en kleine bedrijven.
Kies voor slimme software die met je meedenkt. Zo houd je meer tijd over voor het adviseren van je klanten en staat de jaarrekening snel waar hij moet staan.
Reviews
Ruim 6.000 anderen maken al gebruik van Fiscaal‑online.nl, bijvoorbeeld van de deponeren software. Bekijk alle reviews en ontdek waarom gebruikers ons aanbevelen op Trustpilot.
- Specialist in fiscale software voor financieel dienstverleners;
- Deskundig & snel Support Center;
- Erkend door de Belastingdienst;
- Zowel losse modules als totaaloplossingen;
- Geen eHerkenning en DigiD nodig.
Veelgestelde vragen
Hoe lang heb je de tijd om een jaarrekening te deponeren na het boekjaar?
Binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar. Let op: bij bv's moet deponering uiterlijk 8 dagen na vaststelling plaatsvinden.
Wat gebeurt er als je de jaarrekening niet op tijd deponeert?
Je riskeert een boete van de KVK en mogelijk bestuurdersaansprakelijkheid bij een faillissement.
Hoe zie ik of een jaarrekening succesvol is gedeponeerd bij de KVK?
Na verzending ontvang je een bevestiging via je software of de KVK. Je kunt het ook controleren via het handelsregister.
Is deponeren verplicht voor stichtingen of verenigingen?
Alleen als ze zakelijke activiteiten uitvoeren en meer dan € 6 miljoen omzet per jaar hebben. In dat geval gelden dezelfde regels als voor bv's.
Moeten eenmanszaken ook een jaarrekening deponeren?
Nee, dat is niet verplicht. De deponeringsplicht geldt alleen voor rechtspersonen.
Wat is het verschil tussen een micro-, kleine en middelgrote onderneming bij deponering?
Het verschil zit in de criteria én in wat je moet aanleveren. Kleinere ondernemingen hoeven minder gegevens te deponeren dan grotere bedrijven.