Opgaaf ICP toelichting
Als je goederen levert of diensten verricht aan ondernemers in andere EU-landen, krijg je te maken met de opgaaf ICP (intracommunautaire prestaties). Hierin geef je per kwartaal aan welke prestaties je hebt geleverd aan buitenlandse ondernemers met een btw-nummer. Soms vraagt de Belastingdienst om een toelichting of aanvullende bewijsstukken. Dat doen ze om te controleren of je terecht 0% btw hebt toegepast.
Op deze pagina lees je wanneer zo'n toelichting verplicht is, wat je precies moet aanleveren en hoe je dat praktisch aanpakt. Je krijgt voorbeelden van bewijsstukken, tips om veelgemaakte misverstanden te voorkomen en een kijkje in hoe de software van Fiscaal‑online.nl je hierbij kan helpen.
Wanneer is een toelichting op de opgaaf ICP verplicht?
Een toelichting op de opgaaf ICP is niet standaard verplicht, maar de Belastingdienst kan er wel om vragen. Dat gebeurt meestal als er twijfels zijn over een levering of dienst waarvoor je klant 0% btw heeft toegepast. Bijvoorbeeld als het btw-nummer van de afnemer niet klopt, of bij grote bedragen of opvallende transacties.
De Belastingdienst stuurt dan een brief of digitaal bericht met het verzoek om aanvullende informatie. Je krijgt hierin meestal een duidelijke termijn, vaak rond de 2 weken, om je toelichting en bewijsstukken in te dienen. Snel en nauwkeurig reageren is belangrijk: Hoe vollediger je toelichting des te sneller deze rond is, en hoe kleiner de kans op correcties of vragen achteraf.
Wat moet er in de toelichting staan?
Een goede toelichting op de opgaaf ICP bevat voldoende gegevens om aan te tonen dat je klant terecht 0% btw heeft toegepast. De Belastingdienst wil in elk geval de volgende informatie zien:
- Gegevens van de levering of dienst: Wat heeft je klant precies geleverd of verricht?
- Informatie over de afnemer: Btw-nummer, naam en adres van de buitenlandse ondernemer.
- Datum en factuurnummer: Zodat de transactie herleidbaar is in de administratie.
- Aard van de levering of dienst: Goederen, software, consultancy, enzovoorts.
- Verwijzing naar bewijsstukken: Bijvoorbeeld een vrachtbrief of betalingsbewijs waarmee je kunt onderbouwen dat de prestaties daadwerkelijk hebben plaatsgevonden.
Zorg ervoor dat de toelichting logisch opgebouwd is. Het helpt als je verwijst naar documenten die makkelijk te controleren zijn. Een goed georganiseerde toelichting bespaart tijd en voorkomt extra vragen.
Voorbeelden van bewijsstukken
Om te bewijzen dat de intracommunautaire prestatie van je klant echt heeft plaatsgevonden, moet je documenten kunnen overleggen die dit onderbouwen. Denk aan:
- Vrachtbrieven en pakbonnen: Met handtekening van ontvangst en duidelijke datum.
- Betalingsbewijzen: Bankafschriften of betaalbevestigingen waaruit blijkt dat er is betaald door de afnemer.
- E-mailcorrespondentie: Bijvoorbeeld bevestigingen van bestellingen of leveringen.
Let op: De documenten moeten goed leesbaar zijn, voorzien van datum en bij voorkeur zijn gekoppeld aan de factuur of transactie waar ze bij horen. Maak het voor je klant (en de Belastingdienst) makkelijk door je bewijsstukken digitaal te ordenen per transactie. Geef de bestanden herkenbare namen en verwijs in je toelichting duidelijk naar het juiste bewijs. Zo voorkom je verwarring en versnel je het proces.
Veelgemaakte misverstanden (en hoe je ze voorkomt)
Bij het aanleveren van een toelichting op de opgaaf ICP gaat het vaak mis op bekende punten. Een klassieker: “De factuur is toch voldoende bewijs?”. Helaas, dat is het in de meeste gevallen niet. Een factuur toont aan dat je iets hebt gefactureerd, maar niet dat de levering of dienst ook daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.
Tips om je administratie op orde te houden:
- Bewaar altijd ondersteunende documenten zoals vrachtbrieven, e-mails en betalingsbewijzen bij de factuur.
- Koppel elk bewijsstuk aan de bijbehorende transactie, bijvoorbeeld via een bestandsnaam of een verwijzing in je toelichting.
- Zorg voor chronologische en thematische ordening, zodat je toelichting en bewijs makkelijk zijn te volgen.
Hoe regel je dit eenvoudig met Fiscaal‑online.nl?
Wil je toelichtingen op je opgaaf ICP overzichtelijk en foutloos aanleveren? Met de ICP-aangifte software van Fiscaal‑online.nl wordt dat heel eenvoudig. Onze software helpt je om ICP-opgaven correct in te dienen voor je klanten én koppelt automatisch de juiste bewijsstukken aan je aangifte. Bewaar alles overzichtelijk op 1 plek, klaar voor elke controle.
De voordelen van onze ICP-oplossing:
- Direct en veilig verzenden naar de Belastingdienst;
- Geen eHerkenning of apart account nodig;
- Aangiften doen voor een onbeperkt aantal ondernemingen;
- Directe terugkoppeling van de Belastingdienst na verzending;
- Geschikt voor ICP-lijsten tot wel 10.000 regels per categorie;
- Gebruiksvriendelijke interface: Snel in te vullen, makkelijk te beheren.
Reviews
Ruim 6000 anderen maken al gebruik van Fiscaal‑online.nl. Bekijk alle reviews en ontdek waarom gebruikers ons aanbevelen op Trustpilot.
- Specialist in fiscale software voor financieel dienstverleners;
- Deskundig & snel Support Center;
- Erkend door de Belastingdienst;
- Zowel losse modules als totaaloplossingen;
- Geen eHerkenning en DigiD nodig.
Veelgestelde vragen
Nee, alleen als de Belastingdienst hier specifiek om vraagt.
Je toelichting is voldoende als alle gevraagde gegevens aanwezig zijn en je duidelijke bewijsstukken toevoegt die aantonen dat de levering of dienst echt heeft plaatsgevonden. Denk aan vrachtbrieven, pakbonnen, e-mails, enzovoorts.
Dan kan de Belastingdienst aanvullende informatie vragen of de ICP-opgaaf van je klant wijzigen. Dit kan gevolgen hebben voor de btw-aangifte, zoals naheffingen of correcties.
Nee, je moet zelf de bewijsstukken kunnen overleggen. De administratie van je klant wordt niet geaccepteerd.
Ja, dat mag. Zorg er wel voor dat de inhoud duidelijk en goed leesbaar is voor de Belastingdienst.
Probeer nú gratis uit
Wij bieden een breed assortiment fiscale software aan die als losse modules verkrijgbaar zijn. Aangezien we met credits werken, betaal je uitsluitend voor wat je daadwerkelijk gebruikt. Ervaar het gemak en start direct!
Gratis uitproberen zonder verplichtingen