Voorwaarden intracommunautaire levering
Wanneer een ondernemer goederen levert aan een afnemer in een andere EU-lidstaat, is er sprake van een intracommunautaire levering. Onder bepaalde voorwaarden is deze levering vrijgesteld van btw. Het is belangrijk dat je klant aan deze voorwaarden voldoet, aangezien onjuiste toepassing van de vrijstelling kan leiden tot een naheffing door de Belastingdienst.
Op deze pagina ontdek je wat een intracommunautaire levering inhoudt, aan welke 3 voorwaarden je moet voldoen, welke bewijsstukken nodig zijn en hoe je dit proces inricht. Ook leggen we uit hoe je de levering correct verwerkt in de ICP-aangifte met behulp van onze software.
Wat is een intracommunautaire levering?
Een intracommunautaire levering (ICL) is een levering van goederen van een Nederlandse ondernemer aan een ondernemer in een andere EU-lidstaat. Deze levering is onder voorwaarden vrijgesteld van btw. De regeling geldt uitsluitend voor transacties tussen ondernemers en is bedoeld om de btw-heffing binnen de Europese Unie correct en efficiënt te laten verlopen.
De 3 voorwaarden voor intracommunautaire levering
Om een levering als intracommunautair aan te merken en de btw-vrijstelling toe te passen, moet aan 3 voorwaarden zijn voldaan. Deze voorwaarden zijn vastgelegd in de btw-wetgeving en worden streng gecontroleerd door de Belastingdienst. Hieronder lichten we ze toe:
1. De goederen worden daadwerkelijk naar een ander EU-land vervoerd
De goederen worden vanuit Nederland vervoerd naar een andere EU-lidstaat. Dit vervoer mag worden uitgevoerd door de leverancier, de afnemer of een derde partij zoals een transporteur. De Belastingdienst vereist dat je kunt aantonen dat het vervoer daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Denk hierbij aan documenten zoals:
- Een CMR-vrachtbrief (internationale vrachtbrief);
- Een ondertekende vervoersverklaring van de afnemer;
- Bewijsstukken van levering of ontvangst, zoals een ontvangstbewijs of track-and-trace informatie.
2. De afnemer is een ondernemer met een geldig buitenlands btw-nummer
De goederen worden geleverd aan een ondernemer die in een andere EU-lidstaat is gevestigd. Deze afnemer moet beschikken over een geldig buitenlands btw-nummer. Je controleert de geldigheid van dit nummer eenvoudig via onze btw-nummercontrole software.
Let op: Bij controle moet je kunnen aantonen dat je het btw-nummer hebt gecontroleerd en dat de gegevens van de afnemer (naam en adres) overeenkomen met de registratie. Maak bijvoorbeeld een schermafbeelding op het moment dat je de controle hebt uitgevoerd en bewaar deze goed.
3. Neem de levering op in de btw-aangifte en in de Opgaaf ICP.
Tot slot moet je de intracommunautaire levering correct verwerken in de administratie. Dat betekent:
- Vermeld het bedrag van de levering in rubriek 3b van de btw-aangifte;
- Neem de afnemer en het bijbehorende bedrag op in de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP).
Welke bewijsstukken heb je nodig?
Als leverancier ben je verantwoordelijk voor het aantonen dat de intracommunautaire levering terecht is toegepast. Bij controle door de Belastingdienst moet je de volgende bewijsstukken kunnen overleggen:
- Factuur: Met daarop de gegevens van de afnemer, het buitenlandse btw-nummer, een duidelijke omschrijving van de goederen en de verwijzing naar de btw-vrijstelling (bijvoorbeeld: 'Intracommunautaire levering, btw verlegd’).
- Vervoersbewijs: Zoals een CMR-vrachtbrief, transportovereenkomst of andere bewijzen van levering of ontvangst die aantonen dat de gegevens overeenkomen met die van de afnemer.
- Btw-nummercontrole: Een uitdraai of schermafbeelding van de controle van het buitenlandse btw-nummer van de afnemer via onze software of een vergelijkbare tool. Belangrijk is dat je ook kunt aantonen dat de gegevens overeenkomen met die van de afnemer. Vermeld ook de datum en tijd van controle.
Praktische tips om de voorwaarden te waarborgen
Een correcte toepassing van de btw-vrijstelling begint bij een goede voorbereiding en een vaste werkwijze. Met onderstaande tips zorg je voor grip op het proces en voorkom je verrassingen bij controle:
- Werk met een vaste checklist per leveringLeg per stap vast wat gecontroleerd en gedocumenteerd moet worden. Van factuur en btw-nummercheck tot transportbewijs.
- Plan periodieke btw-nummercontroles inGebruik herinneringen of meldingen in je agenda om tijdig te controleren of het btw-nummer van de afnemer nog geldig is. Zeker bij terugkerende klanten is dit een nuttige controle.
- Bewaar alle documenten centraal en digitaalZorg voor een vaste opslaglocatie per klant of levering.
- Informeer je klant over het belang van de juiste gegevensVerkeerde adresgegevens of een inactief btw-nummer kunnen gevolgen hebben voor de vrijstelling. Goede communicatie voorkomt misverstanden.
- Gebruik software om je administratie te structureren.Met slimme software kun je de vereiste documenten koppelen aan de transactie en eenvoudig terugvinden bij controle.
Maak ICP-aangifte eenvoudig met Fiscaal‑online.nl
Met de ICP-aangifte software van Fiscaal‑online.nl verwerk je intracommunautaire leveringen eenvoudig en efficiënt. Onze software is speciaal ontwikkeld voor belastingadviseurs, boekhouders en fiscalisten die snel en foutloos ICP-opgaven willen indienen voor 1 of meerdere ondernemingen.
De voordelen op een rij:
- Direct en veilig verzenden naar de Belastingdienst;
- Geen eHerkenning of apart account nodig;
- Aangiften doen voor een onbeperkt aantal ondernemingen;
- Gebruiksvriendelijke interface, geschikt tot maximaal 10.000 regels per categorie;
- Directe terugkoppeling van de Belastingdienst na verzending.
Reviews
Ruim 6000 anderen maken al gebruik van Fiscaal‑online.nl. Bekijk alle reviews en ontdek waarom gebruikers ons aanbevelen op Trustpilot.
- Specialist in fiscale software voor financieel dienstverleners;
- Deskundig & snel Support Center;
- Erkend door de Belastingdienst;
- Zowel losse modules als totaaloplossingen;
- Geen eHerkenning en DigiD nodig.
Veelgestelde vragen
Je hebt minimaal nodig: Een correcte factuur, een geldig vervoersbewijs en bewijs van een geldige btw-nummercontrole van de afnemer.
Ja, bij dropshipping via meerdere schakels of magazijnen kan sprake zijn van een zogeheten 'ABC-levering'. Het is dan belangrijk te bepalen wie juridisch leverancier is en waar het vervoer start en eindigt.
De voorwaarden blijven gelijk, maar in de praktijk vergt dit extra aandacht bij btw-nummercontrole en adresverificatie. Controleer goed of het btw-nummer actief is in het systeem van de EU.
De leverancier moet kunnen aantonen dat hij eigenaar is van de goederen en verantwoordelijk voor het vervoer. Bij opslag in een ander EU-land kan het verplicht zijn om de btw-registratie in dat land uit te voeren.
Bij elke levering. Ook bij terugkerende klanten is het verstandig periodiek te controleren of het btw-nummer nog actief is en de gegevens actueel zijn.
Probeer nú gratis uit
Wij bieden een breed assortiment fiscale software aan die als losse modules verkrijgbaar zijn. Aangezien we met credits werken, betaal je uitsluitend voor wat je daadwerkelijk gebruikt. Ervaar het gemak en start direct!
Gratis uitproberen zonder verplichtingen